Glossar

Fachbegriffe einfach erklärt

Software Asset Management (SAM): Definition, Prozess und Rolle im IT Service Management

Software Asset Management (SAM) ist die Disziplin, mit der ein Unternehmen seine Software über den gesamten Lebenszyklus steuert: Es weiß, welche Programme und Cloud-Dienste im Einsatz sind, welche Nutzungsrechte dafür bestehen und ob beides zusammenpasst. SAM ist ein Teilgebiet des IT Asset Management (ITAM), das zusätzlich Hardware und andere IT-Werte umfasst. International beschreibt die Normenreihe ISO/IEC 19770 das IT Asset Management, in ITIL 4 ist IT Asset Management eine eigene Practice.

In der Unternehmens-IT geht es dabei um mehr als Lizenzzählung. Ein belastbares Softwareverzeichnis entscheidet darüber, ob ein Lizenzaudit ruhig verläuft, ob nicht mehr unterstützte Software rechtzeitig auffällt und ob Softwareanforderungen als standardisierter Service laufen statt als Einzelfall per E-Mail. Damit gehört SAM in die Serviceprozesse und nicht nur in den Einkauf.

Das Wichtigste in Kürze

  • Kern: SAM gleicht ab, was installiert oder abonniert ist, mit dem, was vertraglich erlaubt ist. Das Ergebnis heißt effektive Lizenzposition.
  • Rahmen: ISO/IEC 19770 für das Managementsystem, ITIL 4 für die Einbettung ins Servicemanagement, der BSI-Baustein APP.6 für die Sicherheitssicht.
  • Prozess: Anfordern, genehmigen, bereitstellen, Nutzung messen, Lizenzen zurückholen, außer Betrieb nehmen. Jeder Schritt erzeugt Daten für das Verzeichnis.
  • Nutzen: weniger ungenutzte Lizenzen, geringeres Risiko bei Herstellerprüfungen und ein schneller Überblick, wenn eine Schwachstelle in einem bestimmten Produkt bekannt wird.

Stand: November 2026 · Fachlich abgeglichen mit dem BSI IT-Grundschutz, dem BSI-Gesetz, dem Urheberrechtsgesetz, den CIS Controls und Microsoft Learn (Quellen am Ende des Artikels)

Bestandteile eines SAM-Programms

Ein SAM-Programm verbindet drei Datenbestände, die in vielen Unternehmen an verschiedenen Orten liegen: technische Inventardaten aus der IT, Vertrags- und Kaufdaten aus Einkauf und Buchhaltung sowie organisatorische Daten wie Kostenstellen und Verantwortliche. Erst die Verknüpfung macht Aussagen möglich.

Inventar: Was ist im Einsatz?

Das Inventar erfasst installierte Software auf Clients und Servern, Software in virtuellen Umgebungen und Container-Plattformen sowie SaaS-Konten. Die Daten kommen aus Inventarisierungs- und Softwareverteilungswerkzeugen, aus dem Endgerätemanagement und aus den Verwaltungsportalen der Cloud-Anbieter. Der BSI-Baustein APP.6 „Allgemeine Software“ fordert in Anforderung A9, Software zu inventarisieren und in einem Bestandsverzeichnis festzuhalten, auf welchen Systemen sie unter welcher Lizenz eingesetzt wird.

Nutzungsrechte: Was ist erlaubt?

Auf der Gegenseite stehen die Nutzungsrechte, im Fachjargon Entitlements: Kaufbelege, Verträge, Lizenzbedingungen, Wartungs- und Abonnementlaufzeiten. Entscheidend ist die Lizenzmetrik, also die Einheit, nach der gezählt wird:

  • pro Benutzer (Named User), typisch für Microsoft 365 und viele SaaS-Dienste
  • pro Gerät oder Installation
  • gleichzeitige Nutzung (Concurrent User), häufig bei technischer Fachsoftware
  • pro Prozessorkern oder virtueller Instanz, verbreitet bei Datenbank- und Serversoftware
  • nutzungsabhängig, etwa nach Transaktionen oder Verbrauch in der Cloud

Abgleich: die effektive Lizenzposition

Der Abgleich beider Seiten ergibt die effektive Lizenzposition (Effective License Position, ELP). Sie zeigt je Produkt, ob ein Unternehmen unterlizenziert ist, also mehr nutzt als erlaubt, oder überlizenziert, also für ungenutzte Rechte zahlt. Weil Lizenzbedingungen sich mit neuen Vertragsversionen ändern, ist die ELP eine Momentaufnahme und muss regelmäßig neu berechnet werden.

Rollen und Verantwortung

SAM funktioniert nur mit klaren Zuständigkeiten. Bewährt hat sich eine zentrale SAM-Rolle, die Daten und Methodik verantwortet, ergänzt um Produktverantwortliche für große Hersteller. Der IT-Betrieb liefert Inventardaten, der Einkauf die Vertragsdaten, die Fachbereiche begründen ihren Bedarf.

Softwareanforderungen als geregelter Service

Ob neue Fachanwendung oder zusätzliche Lizenz: In ky2help® laufen Anforderungen über Self-Service-Portale und Workflows, die Sie im Prozessdesigner ohne Programmierung anpassen.

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SAM, ITAM, CMDB und FinOps: die Abgrenzung

Rund um Software und ihre Kosten haben sich mehrere Disziplinen gebildet, die oft synonym verwendet werden. Sie überschneiden sich, beantworten aber unterschiedliche Fragen. Wer die Grenzen kennt, vermeidet doppelte Datenpflege.

DisziplinLeitfrage und Ergebnis
IT Asset Management (ITAM)
Oberbegriff für alle IT-WerteWelche Hardware, Software und Dienste besitzen wir, was kosten sie über die Laufzeit?
Software Asset Management (SAM)
Teil von ITAMPassen Nutzung und Nutzungsrechte zusammen? Ergebnis: effektive Lizenzposition
Hardware Asset Management (HAM)
Teil von ITAMWo steht welches Gerät, wem ist es zugeordnet, wann wird es ersetzt?
CMDB / Configuration Management
Technische SichtWie hängen Komponenten und Services zusammen? Ergebnis: Abhängigkeiten für Incident und Change
FinOps / SaaS-Management
Finanzsicht auf CloudWas kosten Cloud- und SaaS-Nutzung, wer verursacht sie, wo lässt sich sparen?

Lizenzmanagement ist nicht dasselbe

Lizenzmanagement wird häufig als deutsches Wort für SAM verwendet. Genau genommen ist es der kaufmännisch-rechtliche Kern: Verträge verwalten, Lizenzen zuordnen, Compliance nachweisen. SAM schließt zusätzlich Bedarfsplanung, Standardisierung des Softwareportfolios, Sicherheitsfragen und die Außerbetriebnahme ein.

Warum SAM und CMDB getrennt bleiben

Eine CMDB beschreibt, welche Configuration Items einen Service tragen. Für die Lizenzbilanz braucht es dagegen kaufmännische Attribute wie Vertragsnummer, Metrik und Laufzeit. Beide Bestände sollten verknüpft, aber nicht vermischt werden: Das Softwareprodukt ist in der CMDB ein CI, die Lizenz ein Vertragsobjekt im SAM.

Die FinOps Foundation beschreibt in ihrer Capability „Licensing & SaaS“ ausdrücklich die Zusammenarbeit mit dem IT Asset Management. Spätestens wenn vorhandene Lizenzen in der Cloud weiterverwendet werden sollen (Bring Your Own License), müssen beide Teams mit denselben Vertrags- und Nutzungsdaten arbeiten.

SAM im Serviceprozess: vom Antrag bis zur Außerbetriebnahme

Ein Softwareverzeichnis bleibt nur aktuell, wenn jede Änderung über einen definierten Prozess läuft. Der BSI IT-Grundschutz beschreibt den Lebenszyklus von Software von der Planung über Beschaffung, Freigabe, Installation und Betrieb bis zur Außerbetriebnahme mit Deinstallation. Im IT Service Management lässt sich dieser Zyklus auf vorhandene Prozesse abbilden:

  1. Anfordern: Mitarbeitende wählen Software aus einem Katalog freigegebener Produkte im Self-Service-Portal. Der Antrag ist ein Service Request.
  2. Genehmigen: Vorgesetzte oder Kostenstellenverantwortliche geben frei. Bei kostenpflichtigen Produkten prüft die SAM-Rolle, ob eine freie Lizenz im Pool liegt.
  3. Bereitstellen: Die Softwareverteilung installiert das Paket oder die Administration weist die SaaS-Lizenz zu. Neue Produkte durchlaufen vorher das Change Management.
  4. Nutzen und messen: Inventardaten und Nutzungsberichte zeigen, ob die Lizenz tatsächlich gebraucht wird.
  5. Zurückholen: Bei Abteilungswechsel und Austritt gehen Lizenzen in den Pool zurück. Dieser Schritt gehört in die Checkliste für Mover und Leaver.
  6. Außer Betrieb nehmen: Wird ein Produkt abgelöst, regelt der IT-Betrieb mit den Fachverantwortlichen die Deinstallation und kündigt Wartungsverträge fristgerecht.

Beispiel aus der Unternehmens-IT

Angenommen, ein Industrieunternehmen mit 900 Arbeitsplätzen an vier Standorten hat 120 Named-User-Lizenzen einer CAD-Anwendung. Der Fachbereich meldet Bedarf für zehn weitere. Der Abgleich von Inventar und Nutzungsdaten zeigt 18 Konten ohne Anmeldung in den letzten 90 Tagen, davon sechs von Personen, die das Unternehmen verlassen haben. Statt neu zu kaufen, holt die IT die Lizenzen über einen Workflow zurück: Die bisherigen Nutzer und ihre Vorgesetzten werden informiert, nach Ablauf einer Frist wird die Lizenz entzogen und dem Pool gutgeschrieben.

Der Effekt der Standardisierung zeigt sich im zweiten Schritt. Wenn jede Freigabe und jede Rückgabe als Ticket dokumentiert ist, lässt sich der Vorgang an allen Standorten gleich ausführen und später im Audit belegen.

Was ein ITSM-Werkzeug beiträgt

ky2help® bildet Asset- und Configuration Management als Teil des Funktionsumfangs ab und bietet im Standard Schnittstellen zu den Inventarisierungs- und Clientmanagement-Lösungen LOGINventory und Baramundi. Anforderungen laufen über Self-Service-Portale, Freigaben und Rückgaben über Workflows, die Sie im Prozessdesigner per Drag-and-Drop gestalten. Massenänderungen sind per Import und Export möglich, weitere Systeme binden Sie über die REST-API an.

Zum Anforderungsmanagement

Kennzahlen, Risiken und rechtlicher Rahmen

Kennzahlen für die Steuerung

Wenige, regelmäßig erhobene Kennzahlen sagen mehr als ein umfangreicher Bericht:

  • Abdeckungsgrad: Anteil der Geräte und SaaS-Dienste, für die aktuelle Inventardaten vorliegen
  • Zuordnungsquote: Anteil der Installationen mit zugeordnetem Nutzungsrecht
  • Ungenutzte Lizenzen: zugewiesene Lizenzen ohne Nutzung in einem festgelegten Zeitraum
  • Nicht unterstützte Software: Installationen ohne Herstellersupport oder Sicherheitsupdates
  • Durchlaufzeit: Zeit vom Softwareantrag bis zur Bereitstellung

Typische Risiken

  • Unterlizenzierung: Viele Softwareverträge enthalten Prüfrechte des Herstellers. Wird bei einer Prüfung Mehrnutzung festgestellt, sind Lizenzen nachzukaufen, oft unter Zeitdruck und ohne Verhandlungsspielraum.
  • Veraltete Software: Für Windows 10 endete der Support am 14. Oktober 2025, ausgenommen die LTSC-Versionen mit eigenem Lebenszyklus. Wer nicht weiß, auf welchen Geräten es noch läuft, kann weder planvoll migrieren noch die kostenpflichtigen Extended Security Updates für die richtigen Geräte buchen.
  • Schatten-IT: SaaS-Dienste, die Fachbereiche mit Firmenkreditkarte abonnieren, fehlen im Verzeichnis. Damit fehlen auch Datenschutzprüfung und Austrittsprozess.
  • Virtualisierung und Cloud: Bei kern- oder instanzbasierten Metriken kann eine Änderung an der Infrastruktur den Lizenzbedarf verändern, ohne dass jemand Software neu installiert.

Rechtlicher Rahmen in Deutschland

Nach § 69c UrhG hat der Rechtsinhaber das ausschließliche Recht, ein Computerprogramm zu vervielfältigen. Soweit Laden, Ablaufen oder Speichern eine Vervielfältigung erfordert, ist dafür seine Zustimmung nötig. Die Lizenz ist diese Zustimmung, ihr Umfang ergibt sich aus dem Vertrag. Ein Softwareverzeichnis ist damit die Grundlage, um die Einhaltung nachzuweisen.

Für Einrichtungen, die unter das BSI-Gesetz in der Fassung nach NIS-2 fallen, verlangt § 30 Abs. 2 BSIG unter anderem Sicherheitsmaßnahmen bei Erwerb und Wartung von IT-Systemen einschließlich des Schwachstellenmanagements sowie Konzepte für die Verwaltung von IKT-Systemen, -Produkten und -Prozessen. SAM wird dort nicht wörtlich genannt, liefert aber die Datengrundlage für beides.

Softwareprozesse standardisieren statt Einzelfälle verwalten

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  • Asset- und Configuration Management mit Schnittstellen zu LOGINventory und Baramundi
  • Workflows für Anforderung und Rückgabe ohne Programmierung anpassbar
  • Betrieb als SaaS oder On-Premises, Hersteller nach ISO/IEC 27001 zertifiziert

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Häufige Fragen zu Software Asset Management

Was ist Software Asset Management einfach erklärt?

Software Asset Management bedeutet, jederzeit zu wissen, welche Software und welche Cloud-Dienste ein Unternehmen nutzt, welche Nutzungsrechte es dafür besitzt und ob beides übereinstimmt. Dazu gehören auch die Prozesse, mit denen Software beantragt, bereitgestellt, zurückgegeben und außer Betrieb genommen wird.

Was ist der Unterschied zwischen SAM und Lizenzmanagement?

Lizenzmanagement konzentriert sich auf Verträge, Zuordnung und Nachweis der Lizenzen. SAM ist breiter und umfasst zusätzlich Inventarisierung, Bedarfsplanung, Standardisierung des Softwareportfolios, Sicherheitsaspekte wie veraltete Versionen und die geregelte Außerbetriebnahme.

Was ist eine effektive Lizenzposition?

Die effektive Lizenzposition ist das Ergebnis des Abgleichs zwischen tatsächlicher Nutzung und erworbenen Nutzungsrechten je Produkt. Sie zeigt, ob eine Unter- oder Überlizenzierung vorliegt, und ist nur für den Stichtag gültig, an dem sie berechnet wurde.

Welche Normen und Standards gibt es für SAM?

Die Normenreihe ISO/IEC 19770 behandelt IT Asset Management, Teil 1 legt Anforderungen an ein ITAM-Managementsystem fest. ITIL 4 beschreibt IT Asset Management als Practice. Für die Sicherheitssicht fordert der BSI-Baustein APP.6 ein Bestandsverzeichnis mit Systemen und Lizenzen, die CIS Controls behandeln das Softwareinventar in Control 2.

Braucht man für SAM ein eigenes Werkzeug?

Für die Lizenzbilanz großer Hersteller mit komplexen Metriken setzen viele Unternehmen spezialisierte SAM-Werkzeuge ein. Die Prozesse rund um Antrag, Freigabe, Bereitstellung und Rückgabe gehören dagegen ins ITSM-System, weil dort Service Requests, Changes und Assets ohnehin zusammenlaufen.

Wie unterstützt ky2help Software Asset Management?

ky2help® bildet Asset- und Configuration Management ab und bietet im Standard Schnittstellen zu LOGINventory und Baramundi. Softwareanforderungen laufen über Self-Service-Portale, Freigabe und Rückgabe über anpassbare Workflows. Die Abläufe zeigen wir Ihnen gern in einer Live-Demo.

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