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Glossar
Fachbegriffe einfach erklärt
Hardware Asset Management (HAM): Definition, Lebenszyklus und Rolle im ITSM
Hardware Asset Management (HAM) ist die Verwaltung aller physischen IT-Geräte eines Unternehmens über ihren gesamten Lebenszyklus, von der Bedarfsmeldung über Beschaffung, Bereitstellung und Betrieb bis zur Rücknahme, Datenlöschung und Entsorgung. Erfasst werden Notebooks, Desktop-PCs, Smartphones, Tablets, Monitore, Server, Speichersysteme, Netzwerkkomponenten und Drucker, jeweils mit Standort, Nutzer, Status und kaufmännischen Daten.
HAM ist ein Teilbereich des IT-Asset-Managements. In ITIL® 4 gehört es zur Practice IT Asset Management. Deren Zweck ist es, den vollständigen Lebenszyklus aller IT-Assets zu planen und zu steuern, um Wert und Kosten zu kontrollieren, Risiken zu beherrschen, Entscheidungen über Kauf, Wiederverwendung und Ausmusterung zu stützen und vertragliche wie gesetzliche Anforderungen einzuhalten. Das Gegenstück für Lizenzen und installierte Software ist das Software Asset Management.
Das Wichtigste in Kürze
- Gegenstand: physische Geräte mit finanziellem Wert, die zur Erbringung von IT-Services beitragen. Lizenzen und Cloud-Abonnements gehören nicht dazu.
- Kern: ein Asset-Register mit eindeutiger Kennung je Gerät, einem festen Statusmodell und einer führenden Quelle für jedes Attribut.
- ITSM-Bezug: Bereitstellung, Umzug, Reparatur und Rückgabe laufen als Service Request oder Change. Jeder dieser Vorgänge schreibt den Bestand fort.
- Pflichten: Bestandsverzeichnisse und eine geregelte Löschung verlangen unter anderem der IT-Grundschutz des BSI (ORP.1, CON.6) und ISO/IEC 27001. Für die Rückgabe von Altgeräten gilt in Deutschland das ElektroG.
Stand: November 2026 · Fachlich abgeglichen mit ITIL® 4 (PeopleCert), dem IT-Grundschutz-Kompendium des BSI und NIST SP 800-88 Rev. 2 (Quellen am Ende des Artikels)
Was im Asset-Register steht
ITIL® 4 definiert ein IT-Asset als jede Komponente mit finanziellem Wert, die zur Erbringung eines IT-Produkts oder IT-Service beitragen kann. Für die Hardware heißt das: Gemeint sind nicht nur Server und Notebooks, sondern auch Dockingstationen, Monitore, Firewalls oder Speicher-Appliances, sofern das Unternehmen sie kauft, mietet oder least und ihren Verbleib nachweisen muss.
Wie fein der Bestand gegliedert wird, ist eine bewusste Entscheidung. Viele Unternehmen führen hochwertige oder datentragende Geräte einzeln und Zubehör wie Mäuse, Headsets oder Kabel nur als Menge. Wichtig ist, dass die Regel dokumentiert ist und an allen Standorten gleich angewendet wird.
Attribute in fünf Gruppen
- Identifikation: Inventarnummer, Seriennummer, Hersteller, Modell, Gerätetyp
- Zuordnung: Nutzer oder Team, Kostenstelle, Standort, Raum
- Status: etwa bestellt, im Lager, in Vorbereitung, im Einsatz, in Reparatur, ausgemustert, entsorgt
- Kaufmännisch: Lieferant, Bestellnummer, Kaufdatum, Anschaffungswert, Ende von Garantie oder Leasing
- Technisch: Hostname, Betriebssystem, Verschlüsselungsstatus, letzter Kontakt mit der Geräteverwaltung
Statusmodell und führende Quellen
Das Statusmodell macht den Bestand auswertbar. Erst wenn jeder Status eindeutig beschrieben ist und nur bestimmte Übergänge erlaubt sind, lässt sich beantworten, wie viele Geräte einsatzbereit im Lager liegen oder wie viele seit Wochen auf „in Reparatur“ stehen.
Ebenso wichtig ist die Herkunft jedes Attributs. Kaufmännische Daten liefert der Einkauf oder das ERP-System, technische Daten eine Inventarisierungssoftware oder das Mobile Device Management, die Zuordnung zum Nutzer der Ausgabeprozess. Ist für jedes Attribut eine führende Quelle festgelegt, fallen Abweichungen beim automatischen Abgleich auf und nicht erst bei der Inventur.
Hardware Asset Management, SAM und CMDB im Vergleich
Die drei Begriffe werden oft vermischt, weil sie dieselben Geräte betreffen können. Sie beantworten aber unterschiedliche Fragen. ITIL® 4 trennt IT Asset Management und Service Configuration Management in zwei Practices. In ITIL v3 waren beide noch im Prozess Service Asset and Configuration Management (SACM) zusammengefasst.
| Leitfrage | |
|---|---|
| HAM | Welche Geräte besitzen wir, wo sind sie, was kosten sie? |
| SAM | Welche Software ist installiert, und sind wir korrekt lizenziert? |
| CMDB | Welche Komponenten tragen welchen Service? |
| Typische Daten | |
| HAM | Seriennummer, Standort, Nutzer, Garantie, Leasing |
| SAM | Installationen, Lizenzen, Nutzungsrechte |
| CMDB | Beziehungen, Umgebung, Kritikalität |
| Hauptnutzer | |
| HAM | IT-Betrieb, Einkauf, Controlling |
| SAM | Lizenzmanagement, Einkauf |
| CMDB | Service Desk, Change Management |
| Ende des Lebenszyklus | |
| HAM | Rücknahme, Datenlöschung, Entsorgung |
| SAM | Lizenz kündigen oder neu zuweisen |
| CMDB | CI wird außer Betrieb gesetzt |
Ein Server erscheint typischerweise in allen drei Sichten: im HAM mit Seriennummer, Wartungsvertrag und Garantieende, im SAM mit den darauf installierten Datenbanklizenzen und in der CMDB als Configuration Item mit den Services, die auf ihm laufen. Damit nicht drei widersprüchliche Angaben über dasselbe Gerät entstehen, sollten die Bestände über eine gemeinsame Kennung abgeglichen werden.
Asset-Register und Anlagenbuchhaltung
Auch die Anlagenbuchhaltung führt IT-Geräte, allerdings nach handels- und steuerrechtlichen Regeln. Sie kennt Anschaffungswert und Abschreibung, aber selten Nutzer, Standort oder Verschlüsselungsstatus. Das Asset-Register ersetzt die Buchhaltung nicht, sondern ergänzt sie um die betriebliche Sicht. Über die Inventarnummer lassen sich beide Bestände abstimmen, etwa wenn ein ausgemustertes Gerät auch buchhalterisch abgehen muss.
Den Gesamtzusammenhang beschreibt der Wissenswelt-Artikel IT-Asset-Management (ITAM).
Der Hardware-Lebenszyklus als Serviceprozess
In vielen Unternehmen ist HAM eine Liste, die neben den eigentlichen Abläufen geführt wird. Mit wachsender Gerätezahl funktioniert das nicht mehr. Skalierbar wird HAM, wenn jede Phase des Lebenszyklus ein definierter Serviceprozess ist, der den Bestand fortschreibt.
- Bedarf: Eine Führungskraft bestellt über ein Self-Service-Portal ein Gerät aus einem Standardkatalog. Die Freigabe richtet sich nach Kostenstelle und Wert.
- Beschaffung und Wareneingang: Bestellnummer, Seriennummer und Garantiedaten werden beim Wareneingang erfasst. Das Gerät erhält seine Inventarnummer und den Status „im Lager“.
- Bereitstellung: Das Gerät wird eingerichtet und beim Onboarding übergeben. Mit der Übergabe ist es dem Nutzer zugeordnet.
- Betrieb: Störungen werden als Incident mit Bezug zum Gerät erfasst, Umzüge und Hardwaretausch als Service Request oder Change.
- Rücknahme: Beim Austritt oder Gerätetausch startet die Rückgabe aus dem Offboarding heraus und nicht erst bei der nächsten Inventur.
- Löschung und Entsorgung: Datenträger werden nach einem festgelegten Verfahren gelöscht oder vernichtet, der Nachweis wird beim Gerät abgelegt. Danach folgt Wiederverwendung, Verkauf oder Entsorgung.
Beispiel: Austauschplanung für 2.000 Arbeitsplätze
Angenommen, ein Unternehmen betreibt 2.000 Notebooks und tauscht sie planmäßig nach vier Jahren aus. Rechnerisch sind das rund 500 Geräte im Jahr, also gut 40 pro Monat, dazu Ersatz für Defekte und Geräte für neue Mitarbeitende. Fehlen Kaufdatum und Garantieende im Asset-Register, lässt sich diese Menge nicht planen. Budget, Lieferzeiten und Übergabetermine ergeben sich dann erst, wenn Geräte ausfallen.
Wie wertvoll belastbare Hardwaredaten sind, hat das Supportende von Windows 10 am 14. Oktober 2025 gezeigt. Wer wusste, welche Geräte die Anforderungen von Windows 11 erfüllen, etwa TPM 2.0 und UEFI mit sicherem Start, konnte Upgrade und Austausch getrennt planen.
Standardisierung als Hebel
Wenige Standardmodelle je Nutzerprofil vereinfachen Ersatzteilhaltung, Images, Treiber und Support. Feste Abläufe für jede Phase, eine einheitliche Namenskonvention und dieselben Statuswerte an allen Standorten machen den Bestand vergleichbar und erlauben Auswertungen über das ganze Unternehmen.
Wo ky2help® unterstützt
ky2help® ist von PeopleCert für 13 ITIL®-Practices akkreditiert, darunter Service Configuration Management. Der Funktionsumfang nennt außerdem Asset- und Configuration Management sowie Contract Management mit zentraler Vertragsverwaltung. Im Standard gibt es Schnittstellen zu den Inventarisierungs- und Client-Management-Lösungen LOGINventory und Baramundi, dazu eine REST-API und Import-Funktionen. Bestell-, Ausgabe- und Rückgabeabläufe lassen sich im Prozessdesigner per Drag-and-Drop als Workflow abbilden, ohne Programmierung.
Sicherheit, Pflichten und Kennzahlen
Ein Gerät, das niemand vermisst, ist ein Sicherheitsrisiko. Verlorene Notebooks, nicht zurückgegebene Smartphones oder Festplatten im Entsorgungscontainer sind typische Wege, auf denen Daten ein Unternehmen verlassen. HAM schafft die Grundlage, solche Fälle überhaupt zu bemerken.
Was Standards und Gesetze verlangen
- BSI IT-Grundschutz: Nach der Anforderung ORP.1.A8 sollen Geräte und Betriebsmittel, die Einfluss auf die Informationssicherheit haben, in geeigneten Bestandsverzeichnissen geführt und vor dem Einsatz geprüft und genehmigt werden. Für Löschung und Vernichtung verweist die Anforderung auf den Baustein CON.6. Dieser regelt unter anderem die Löschung durch externe Dienstleister (CON.6.A11) und die Vernichtung defekter Datenträger (CON.6.A13).
- ISO/IEC 27001:2022: Anhang A fordert ein Inventar der Informationen und zugehörigen Werte mit Eigentümern (A.5.9), die Rückgabe von Werten beim Ausscheiden (A.5.11) und die sichere Entsorgung oder Wiederverwendung von Geräten (A.7.14).
- DSGVO: Art. 32 verlangt dem Risiko angemessene technische und organisatorische Maßnahmen und nennt die Verschlüsselung ausdrücklich. Für ausgemusterte Geräte mit personenbezogenen Daten folgt daraus eine nachweisbare Löschung vor der Weitergabe.
- ElektroG: Hersteller müssen für Altgeräte gewerblicher Nutzer eine zumutbare Rückgabemöglichkeit schaffen (§ 19). Überlässt ein Unternehmen seine Altgeräte nicht dem Hersteller, muss es selbst für Vorbereitung zur Wiederverwendung oder ordnungsgemäße Behandlung sorgen.
Datenlöschung nachweisen
NIST SP 800-88 Rev. 2 unterscheidet drei Methoden der Datenträgerbereinigung: Clear, Purge und Destroy. Bei verschlüsselten Datenträgern kann unter bestimmten Voraussetzungen das kryptografische Löschen (Cryptographic Erase), also das Vernichten der Schlüssel, als Purge-Verfahren dienen. Die Richtlinie empfiehlt, für jeden bereinigten Datenträger einen Nachweis zu dokumentieren. Im Asset-Register gehört dieser Nachweis zur Seriennummer, bevor ein Gerät den Status „entsorgt“ erhält.
Kennzahlen für den Hardwarebestand
- Inventurabweichung: Anteil der Geräte, bei denen Standort oder Nutzer in der Stichprobe nicht stimmen
- Geräte ohne Zuordnung: Anzahl der Geräte im Status „im Einsatz“ ohne Nutzer oder Kostenstelle
- Ausstehende Rückgaben: Geräte ausgeschiedener Mitarbeitender, die nach der festgelegten Frist noch fehlen
- Ablaufende Garantien: Geräte, deren Garantie oder Leasing in den nächsten 90 Tagen endet
- Löschnachweise: Anteil der ausgemusterten Geräte mit dokumentiertem Nachweis
Wie sich solche Messgrößen sinnvoll definieren lassen, beschreibt der Glossarartikel KPI.
Häufige Fragen zum Hardware Asset Management
Was ist Hardware Asset Management?
Hardware Asset Management (HAM) ist die Verwaltung aller physischen IT-Geräte eines Unternehmens über ihren Lebenszyklus, von der Beschaffung über Bereitstellung und Betrieb bis zur Rücknahme, Datenlöschung und Entsorgung. Grundlage ist ein Asset-Register mit Kennung, Standort, Nutzer, Status und kaufmännischen Daten je Gerät.
Was ist der Unterschied zwischen Hardware und Software Asset Management?
Hardware Asset Management verwaltet physische Geräte wie Notebooks, Server und Netzwerkkomponenten. Software Asset Management verwaltet Softwareinstallationen, Lizenzen und Nutzungsrechte und weist die Lizenzkonformität nach. Beide sind Teil des IT-Asset-Managements und sollten über gemeinsame Gerätekennungen verbunden sein.
Welche Geräte gehören ins Hardware Asset Management?
Alle IT-Geräte mit finanziellem Wert, deren Verbleib das Unternehmen nachweisen muss, etwa Notebooks, PCs, Smartphones, Tablets, Monitore, Server, Speichersysteme, Netzwerk- und Sicherheitskomponenten sowie Drucker. Geringwertiges Zubehör wird häufig nur als Menge geführt.
Was ist der Unterschied zwischen HAM und CMDB?
Das HAM beantwortet, welche Geräte das Unternehmen besitzt, wo sie sind und was sie kosten. Die CMDB beschreibt, welche Komponenten welchen IT-Service tragen und wie sie zusammenhängen. Ein Server kann in beiden Beständen vorkommen, aber mit unterschiedlichen Attributen.
Wie lassen sich Hardwaredaten automatisch erfassen?
Technische Daten liefern Inventarisierungssoftware, Mobile Device Management und Netzwerk-Discovery. Kaufmännische Daten kommen aus Einkauf oder ERP-System, die Zuordnung zum Nutzer aus dem Ausgabeprozess. Wichtig ist, für jedes Attribut eine führende Quelle festzulegen und die Quellen regelmäßig abzugleichen.
Unterstützt ky2help® Hardware Asset Management?
Ja. Der Funktionsumfang von ky2help® umfasst Asset- und Configuration Management sowie Contract Management. Im Standard gibt es Schnittstellen zu LOGINventory und Baramundi, eine REST-API und Import-Funktionen. Abläufe wie Bestellung, Ausgabe und Rückgabe lassen sich im Prozessdesigner ohne Programmierung anpassen. Einen Eindruck gibt eine Live-Demo.
Quellen und weiterführende Artikel
Quellen
- PeopleCert: ITIL® 4 Foundation (Practice IT Asset Management)
- BSI: IT-Grundschutz-Kompendium, Bausteine ORP.1 Organisation (ORP.1.A8) und CON.6 Löschen und Vernichten
- Gesetze im Internet: § 19 ElektroG, Rücknahme durch den Hersteller
- NIST: SP 800-88 Rev. 2, Guidelines for Media Sanitization
- Microsoft Learn: Lebenszyklus Windows 10 Home und Pro und Systemanforderungen für Windows 11
- KYBERNA: Funktionsumfang von ky2help® (ITIL-Akkreditierung, Asset- und Configuration Management, Contract Management)
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